Perché fare un progetto europeo?

Salve a tutti quelli che mi leggono.

Dopo un po’ di tempo dedicato alla stesura di progetti su alcune call, eccomi di ritorno a scrivere un pezzo sul mio blog.

Mi aiuta partire dalla domanda che spesso mi viene posta: perché fare un progetto europeo?

Ritengo che la risposta possa essere divisa in due parti: la prima per provare a intendersi sulla parola “progetto”. La seconda sull’aspetto Europeo.

La parola che deriva dal latino, ha questa etimologia: pro avanti jacere gettare, ossia “ciò che viene gettato davanti “

Nella vita, più o meno, tutto può essere definito come un “progetto”. Di solito comincia da un pensiero, un’idea, scatenata da un problema, da un bisogno o da un desiderio. A cui questo progetto dovrebbe portare una soluzione e un appagamento.  

A volte, invece, e sono le più rare inizia, con una intuizione (frutto di creatività o di un  processo di astrazione), su una qualche “cosa” che non esiste, ma che, se ci fosse, porterebbe un cambiamento, e magari per tanti, non solo per l’ideatore.

Nella vita comune il termine “progetto” viene applicato alle più svariate categorie e ad ambiti molto differenti: dal progetto di vita, con variabili note e ignote, al progetto di “avere” una casa, prima ancora di “fare” una casa. A progetti calati sui bisogni (primari, cibo, acqua, casa o edificio ecc…) sia singoli che di società.

A questo punto la Vostra immaginazione può spaziare in lungo e in largo.

Quindi cosa significa fare un “progetto”?

Significa fare uno “studio” preparatorio di un’impresa, di un’opera, di un servizio o di qualsiasi altra prodotto che abbia bisogno di una preparazione, di condizioni e di risorse per essere attuata.

Tralasciamo, per un attimo, ora, i progetti della “persona” intesa come singolo individuo riferiti alla sua vita e alla sua evoluzione.

In tutti i casi in cui, attraverso un progetto si punta alla realizzazione di un’opera o di un servizio, una delle voci ineludibili sono le risorse. Dentro a questo capitolo ci sono (uso termini nel loro senso generale) macchine, know-how,  strumenti, lavoro di persone.

Quando un ideatore ha la possibilità di trovare tutto ciò nel suo “magazzino”, compresi i soldi per pagare le persone, redige un progetto, pianificando obiettivi, azioni, tempi, risultati e prodotti (se è bravo anche verifiche dell’esecuzione). Dopo le opportune verifiche del progetto, investe le sue risorse e lo esegue. 

Se invece il “magazzino” è sprovvisto delle risorse, risulta necessario trovare le risorse che mancano. Per trovare queste, nel nostro sistema economico, sono necessari i soldi.

A questo punto o uno ne ha o li chiede. Generalmente, la stragrande maggioranza, si avvale di risorse private erogate, con interessi, da enti di credito (banche, fondazioni, assicurazioni).

Questo porta una aggiunta al lavoro del progettista, perché i soldi prestati vanno restituiti. Quindi la pianificazione delle attività post realizzazione del progetto va accuratamente ragionata per prevedere dei tempi di rientro.

Molte volte, però succede anche il caso opposto.

Ci sono entità che elaborano strategie, programmi, piani di sviluppo e obiettivi generali da raggiungere. Queste entità hanno le risorse economiche. Ma a queste entità di norma, mancano le altre risorse: realizzatori concreti dotati di strumenti, mezzi, know – how e lavoro di persone.

Nel privato, sappiamo bene quali siano i meccanismi.

Quando le risorse sono pubbliche, le risorse economiche non sono, spesso, “prestate” ma sono “erogate”a fronte di servizi o prodotti realizzati, ed è il caso dei bandi d’appalto, call for tender in inglese, o a fronte di progetti che portino risultati (beni o servizi fra i quali metodi, pratiche, modi e approcci) che permettano all’ente pubblico di raggiungere il PROPRIO obiettivo pianificato (e queste sono note come call for proposal).

Quindi, con denominatore comune un’ottica WIN WIN (ossia tutti raggiungono i propri obiettivi desiderati: “vincono tutti”), il “mio” progetto, sia io un ente pubblico o privato, deve entrare nella “rotaia” definita dall’ente pubblico erogante (con stessa direzione e verso) anche se può avere una forma sconosciuta all’ente erogante. Rotaia definita dal mainstream politico.

Cosa voglio dire? Che il progetto, pur essendo mio, diverso da tutti gli altri, e che raggiunge anche obiettivi miei, contribuisce, molte volte in una maniera sconosciuta a chi eroga, al raggiungimento degli obiettivi dell’ente erogante.

In questo inserisco qui il fattore tempo. Per necessità di controllo e concretezza ogni progetto ha un tempo di vita: specialmente in quelli finanziati da risorse pubbliche esiste un inizio (giorno/anno), una durata (mesi/anni) e una fine (giorno/anno). Sono i prodotti del progetto e/o gli effetti e le condizioni e/o l’utilizzo dei servizi e/o i benefici che devono durare dopo la fine del progetto.

Questo, ovviamente, è il caso dei famosi progetti europei. Dove le risorse (fondi europei), per motivi che non vi esplicito ora sono notevoli e a disposizione di chi si vuole cimentare in queste gare.

In ogni caso, sia l’ente erogante pubblico o privato, lo stesso determina delle regole e/o dei metodi per eseguire i progetti che hanno una duplice funzione: agevolare nella stesura il proponente e agevolare nella valutazione l’ente erogante.  Non solo in termini di contenuti ma anche in termini di strutturazione della proposta progettuale.

Capita anche che strumenti di progettazione esecutiva prodotti da altri enti, siano presi, modificati in maniera per renderli più adatti al contesto progettuale dell’ente erogante e utilizzati (ad esempio il WBS).

Nonostante oggi si stia arrivando alla prassi di presentare progetti in format online, questo non deve indurre a pensare che il lavoro di progettazione precedente (con strumenti adeguati all’idea progetto) sia inutile. Anzi. Diventa fondamentale per creare una struttura e non trovarsi a improvvisare scelte o decisioni durante una compilazione online.

Molti sono i metodi di progettazione pensati e poi applicati. Ne elenco qualcuno per conoscenza fra i più famosi: RAF (Ricerca Formazione Azione, FR, 1960); WBS (Work Breakdown Structure, USA, 1960; ZOPP (ZielOrientierte Projektolanung, D, 1970); MARP (Metodo Accelerato di Ricerca Partecipativa, GB, 1980); SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats, oggi strumento, inizialmente usato come base per progetti, UE, 1980) PCM (Project Cycle Management che contiene anche il Logical Framework  ed il Problem Tree, UE by EuropeAid, 1992. 

Eccoci quindi al contesto Europeo. Perché, se faccio un progetto, lo inserisco nel contesto Europeo? 

Nella concezione tipica e più spicciola, il proponente medio lo fa per ottenere i fondi pubblici.

Che tradotto significa risorse economiche non in prestito e quindi non da restituire. Anche se oggi, per la maggior parte in cofinanziamento (ossia in % sui costi ammissibili).

E, troppo spesso, lo fa ignorando politiche, finalità, contesti, che potrebbe essere anche ammissibile, ma anche ignorando quale strumento sia il più adatto alla SUA idea di progetto (ossia se fondi europei, fondi regionali, finanziamenti, linee ministeriali e/o governative).

Ricevo, anche oggi, richieste del tipo “devo cambiare la macchina per fare gli stampi e metterne una più moderna, e vorrei sapere se ci sono dei fondi europei a cui attingere”. Nonostante probabilmente questa “macchina moderna” è sul mercato perché il committente l’ha vista a una fiera, e quindi NON è una sua innovativa idea ma una necessità di produzione, di certo non è direttamente all’Europa che può andare a chiedere.  Potrà, forse, richiedere un finanziamento per l’ammortamento del costo della macchina per qualche anno in qualche linea governativa (Legge Sabatini ad esempio) o altre.

In linea di massima le attività che durante l’esecuzione del progetto o alla loro realizzazione o strettamente commerciali NON sono finanziate, o  nel caso siano inserite nei progetti, abbassano la quota di cofinanziamento europeo.   

La risposta al perché faccio un progetto europeo non può e non deve essere mai solo “soldi”.

Il contesto Europeo è altro. E’ imparare metodi e modalità. E’ lavorare in network, con culture e approcci differenti. Ampliare i nostri limitati, e a volte limitanti, contesti locali per ottenere conoscenza e capacità superiori. Sperimentare modi, metodi e risultati che portino davvero a cambiamenti. Ideare finalità di prodotti, che non siano solo dedicato al beneficio di pochi o del singolo, ma ad un bene superiore rispetto a quello del singolo individuo. E che quindi che risponda all’utilità di tutti (o di fasce estese della popolazione europea).

Competizione alta, grande capacità e propensione alla collaborazione, contesto innovativo e stimolante e opportunità che crescono al crescere della professionalità dei partecipanti. Questo è il contesto europeo in cui sono inserite le call.

Insieme a tutto questo è anche risorse economiche. E anche tante.

Ma quelli che hanno ottenuto i finanziamenti, con cui ho avuto il piacere di parlare, non mi hanno fatto rilevare l’aspetto economico dei loro progetti, quanto avevano preso come contributo, piuttosto quella che era la loro evoluzione e crescita in termini, prima di tutto, di attività e metodi lavorativi, idee, network e progettualità.

Molte volte a realizzare uno sviluppo reale che porta un aumento attraverso la capacità di fare meglio con meno o con le stesse risorse.

Quindi, non fate una richiesta pensando solo ai soldi. Non è utile per avere fondi dall’UE.

13 attenzioni per un progetto vincente.

Cosa devo mettere (attenzioni) nella stesura di un progetto per l'Unione Europea, per avere sufficienti possibilità di gareggiare alla pari con gli altri proponenti e sperare di ottenere un finanziamento? 

Le call europee sono delle “gare”. 

A parte la possibilità di fare “lobby”, nel senso buono ed efficace del termine, resta il fatto che, sempre di più al giorno d’oggi, risulta necessario in ogni caso realizzare un BUON progetto. 

Valido, sostenibile, corretto e attuabile. Ovviamente senza un contenuto valido e di spessore, sono attenzioni inutili. Ma questo, già lo immaginate.

Ma ci sono attenzioni particolari, da tenere sempre presente.

Riassumo quelli che a mio avviso sono i 13 punti generali, che descrivono le principali attenzioni  caratteristiche da produrre quando si prepara un progetto in risposta ad una call Europea.

Utilità. “Dare” qualcosa. Sembra una affermazione banale e lapalissiana. Ma è davvero così? Interrogatevi sull’utilità e sulla ripetibilità del vostro approccio a quel dato problema e sulla soluzione che date. Non sarete sicuramente i soli, in questo piccolo grande pianeta, ad avere affrontato, pensato, provato a risolvere il vostro “problema”. E non sarete i soli ad essere interessati alla soluzione. Cosa “date” a fronte di soldi che vi vengono “donati”? Oltre ad una perfetta e puntuale esecuzione di quanto previsto. Le leggi sulla privacy e sulla proprietà intellettuale vi tutelano, quindi sgombrate la mente dalla paura che vi “freghino” l’idea o la soluzione. In ogni caso sarete il primo ad applicarla, se il vostro progetto è efficace.

Ed una sana competizione con chi vi emulerà o dal vostro progetto prenderà spunto, vi spingerà e porterà verso nuove evoluzioni del vostro pensiero e verso nuove sfide.

Ma cosa, davvero, date a questo sistema? Una buona risposta deve emergere limpida dal progetto che proponete.

Risultati misurabili. Altro scoglio per la progettazione Italiana. I risultati saranno misurabili (ripetibili, verificabili) solo quando gli obiettivi del progetto saranno tali. Obiettivi aleatori non permettono di verificare la riuscita del progetto sia ex ante che ex post. Quindi, di seguito, alcune domande che possono aiutare: da situazione (stato di fatto) partiamo, per cambiare cosa, di che quantità, come la misuriamo, cosa cambia nel sistema se riusciamo a raggiungere i nostri obiettivi (indicatori).

Sintesi. Esercizio complesso. Essere sintetici e nel contempo chiari ed esaustivi non è facile. Ma anche questo è necessario. Presuppone una profonda conoscenza di ciò che si scrive. Una prova? Provate a spiegare con poche parole e semplicemente a un “non esperto” quello che volete fare. E poi fallo in inglese. Se hai l’occasione, fatti capire da un inglese. Quasi tutte le proposte vanno presentate in Inglese. I modi di dire Italiani e le costruzioni sintattiche della nostra lingua, non sempre coincidono con quelle della lingua Inglese. Siete sicuri che una volta tradotto chi legge il progetto, capisca esattamente quello che intendete realizzare? Anche in questo caso la sintesi aiuta.

Pragmatismo e concretezza. Dal vocabolario “Atteggiamento mentale e comportamento di chi privilegia la pratica e la concretezza rispetto alla teoria, agli schemi astratti e ai principi ideali.” Nei progetti le teorie, schemi e principi devono essere pragmatici, cioè collegati ad azioni, mezzi, tempi, risultati e prodotti. Quindi spiegate sinteticamente e in maniera chiara la vostra teoria, e poi dimostratela. Con azioni, risultati e prodotti. Concreti.

Sostenibilità. Intesa in diverse accezioni. C’è la sostenibilità ambientale, prevedere nel progetto (cioè per la sua implementazione) un utilizzo oculato e parsimonioso di risorse ambientali e una serie di azioni a questo mirate. C’è la sostenibilità economica, che fa si che il progetto da un lato sia ben “misurato” economicamente, dall’altro che parte di esso possa dare vita ad attività che proseguono dopo la fine del progetto stesso. 

Innovazione. C’è innovazione assoluta (intesa anche come un nuovo approccio ad un problema conosciuto, o una nuova proposta di servizio, non solo un prodotto/oggetto/macchina nuovo in assoluto) e innovazione relativa (al contesto). Ma l’innovazione serve. È necessaria per i progetti. Perché è fondamentale per risolvere i problemi in termini di sostenibilità, assicurando uno sviluppo sociale ed economico sostenibile, liberato dai suoi difetti.

Disseminazione, non come una volta, ma per aumentare l’Impatto. Comunicare all’esterno degli ambienti scientifici i risultati del progetto e le possibili applicazioni. Comunicare a cittadini, a pubbliche amministrazioni, all’industria, ad altri settori produttivi, alla politica.

Quindi dividere in target audience e calibrare i messaggi ed i contenuti. Sviluppare dei key message. Sviluppare un piano di disseminazione ed un message mapping. 

Durata. Ogni progetto ha un inizio, uno svolgimento ed una fine. Anche questo sembra ovvio, ma la fine deve essere delineata in maniera concreta (da fatti e risultati) e definita come l’inizio (alle volte si prevede un "kick off meeting"). Quando pensate ad un progetto, focalizzate quale sarà “l’arrivo”. Con il raggiungimento di che obiettivo, risultato. Più chiaro sarà e più lo sforzo di definizione dei passi per raggiungere il vostro obiettivo sarà lineare, logico e comprensibile. Banalmente, anche a chi giudicherà il vostro progetto per decidere se darvi dei soldi o meno. Dimenticate l’idea di “voler risolvere tutti i problemi di una certa situazione” con un solo progetto. Applicate “modestia progettuale”: un obiettivo, 5/8 azioni per raggiungerlo, mezzi, risorse (denaro e ore/persona) necessari, indicatori, che vi dicano se siete nella direzione giusta nell’esecuzione e che l’arrivo sia quello che avete previsto, e una bella e sincera analisi di quello che potrebbe andare storto. A quest’ultima fase, provate a mettere soluzioni in base alle vostre possibilità, ossia solo dove potete incidere.

Grado di cambiamento. I migliori progetti sono quelli che incidono nella realtà e nelle abitudini portando un cambiamento, un miglioramento relativamente ad una o più problematiche/situazioni complesse. “Dopo” deve essere diverso da “prima”. Con un nuovo progetto possiamo fare dei passi verso una nuova situazione, e quindi contribuire ad una ottica o discussione, grado basso, oppure ad esempio, possiamo proporre un cambiamento più o meno radicale in un sistema o con un servizio/prodotto, che cambia la situazione delle cose (innovazione assoluta), grado alto. Il cambiamento portato col progetto deve “vivere” anche a progetto finito.

Aderenza alle politiche e agli obiettivi UE. Il nostro progetto deve contribuire al raggiungimento degli obiettivi UE (Europa 2020, strategia di Lisbona…., altro….) e non viceversa. Bisogna conoscere, e bene, il mainstream politico che ha portato gli organi UE a emettere la call a cui partecipate.

Ogni call ha in se priorità e obiettivi aderenti a questi piani e queste strategie. I casi sono due: o “fittiamo” con gli obiettivi europei, e abbiamo delle chances di vedere il nostro progetto approvato; o non “fittiamo", e allora le nostre chances sono più o meno zero. Per questo dovete avvalervi di tecnici che, oltre a saper progettare, conoscano le politiche e i documenti di programmazione (libri bianchi, direttive, ecc…) e non solo che sappiano che ci sono le call, quelle ve le trovate sul web. Molte volte, limiti delle call, non sono nemmeno tutte nelle guide, ma sono anche nei documenti (direttive) precedenti. 

Considerare e comprendere le politiche trasversali. Diritti umani, parità, inclusione sociale, non discriminazione, impatto ambientale, carbon footprint, cambiamento climatico ecc… sono tutte politiche che pervadono la nostra realtà in senso orizzontale. E lo fanno anche con le azioni che metterete in atto con l’esecuzione del vostro progetto. La UE ha posizioni sempre più precise in queste politiche. Tenetene conto, nelle azioni, nelle scelte che mettete in essere per raggiungere i vostri risultati. Considerate anche che questi ultimi siano coerenti con le politiche UE relative agli argomenti delle politiche trasversali.

Valore aggiunto europeo. Il fratello minore del principio di sussidiarietà. Mi spiego, teniamo intanto presente che la spesa europea deve essere  giustificata come investimento per il futuro. In tal senso, il concetto di valore aggiunto europeo può fornire un valido insieme di criteri. È utile, inoltre, ricordare che la spesa dell'Unione europea, creando valore aggiunto europeo, dovrebbe contribuire a un più efficace raggiungimento degli obiettivi politici condivisi riducendo, possibilmente, anche la necessità di spese nazionali parallele.

“Di fatto, il valore aggiunto europeo può essere considerate il "corollario del tradizionale principio di sussidiarietà” come definite nell'articolo 5 del trattato sull'Unione Europea:
"In virtù del principio di sussidiarietà, nei settori che non sono di sua competenza esclusiva, l'Unione interviene soltanto se e in quanto gli obiettivi dell'azione prevista non possono essere conseguiti in maniera sufficiente dagli Stati membri, né a livello centrale né a livello regionale e locale, ma possono, a motivo della portata o degli effetti dell'azione in questione, essere meglio raggiunti a livello di Unione.”(dal Trattato dell’Unione Europea, art. 5)." 

Quindi? Come possiamo creare valore aggiunto europeo nel nostro progetto? Ad esempio attuando le azioni previste dalla legislazione UE e garantendone l’applicazione. Oppure realizzando economie di scala a livello europeo. Diffondere i risultati avvalendosi della creazione di reti nuove (networking) che permettano una diffusione sempre migliore e capillare a livello europeo dei risultati che raggiungeremo. Assicurare un coordinamento fra risorse europee che sono necessarie, secondo le nostre previsioni, al miglior completamento del nostro progetto e creare le condizioni affinché la sinergia fra queste risorse abbia il miglior risultato possibile. Applicare modelli e soluzioni, attuabili non solo a livello locale o regionale, ma in tutto il territorio UE.

Impatto. Fondamentale. Trasformare buone idee in prodotti e servizi garantendo un impatto positivo sull’economia e la società. E, in forza di una maggiore selettività, solo i progetti che lo assicurano saranno finanziati.

Anche i precedenti programmi quadro avevano obiettivi di questo tipo, ma molti progetti, pur scientificamente rilevanti, non sono diventati prodotti o servizi e quindi non hanno contribuito a migliorare economia e società. Di conseguenza, per assicurare un programma realmente efficace, nella nuova programmazione molte cose sono cambiate.

Nei programmi precedenti spesso erano utilizzati know-how e risultati già esistenti.  Scientificamente rilevanti ma poco efficaci per il mercato. Spesso venivano ignorate le esigenze degli utilizzatori finali perdendo così la concreta prospettiva di arrivare a prodotti e servizi reali. Ora non è più possibile, tutti i programmi puntano a far crescere l’economia e la società.Nei precedenti programmi la comunicazione e le altre discipline trasversali erano sottovalutate e spesso, con l’illusione del risparmio, affidate a personale interno non specializzato. Ora non si può fare, le risorse interne non saranno sufficienti per affrontare adeguatamente comunicazione, marketing e le altre discipline trasversali. Ora servono veri specialisti. Il principale cambiamento rispetto ai precedenti programmi è l’urgenza di garantire un impatto positivo su economia e società. Le discipline trasversali come dissemination, relazioni pubbliche o gestione finanziaria hanno un ruolo fondamentale per produrre l’impatto richiesto.

Considerato tutto questo in un progetto, partite alla pari. Risulta evidente che l'ausilio di un tecnico specializzato e preparato è auspicabile. A voi resta da mettere l'idea ed il vostro contenuto, unico e originale.